关于2024届毕业生档案转寄工作的通知

各学院（培养单位）：

2024届毕业生档案转寄工作将于本周开始，所有学生档案须由学院统一邮寄，不允许学生自带。各学院可登录“山东大学就业服务系统”（www.job.sdu.edu.cn），进入“就业事务-毕业去向管理”模块，核对本学院学生档案转寄有关信息并开展档案整理邮寄工作。

一、发档要求

1. 毕业生登记表、优秀毕业生评审表及省网下载的“档案转寄单”等一并装入毕业生档案。档案转寄单由学院登录省网，在“档案寄递管理”-“档案信息转递列表”批量下载。

2.各单位请认真核对“毕业去向管理”中“档案接收信息”栏目信息，确保无误。除派回生源地地址需由省人社厅匹配数据外(如发现邮寄信息缺失，需毕业生落实)，其他毕业生的档案转寄地址，均由用人单位、学生本人、学院提供，如毕业生反映原档案转寄地址有误，请审核其提供地址是否属实且与单位要求一致。

3.EMS通过电话预约投递，为确保毕业生档案顺利投递签收，所有档案转寄均需提供收件人、联系电话。如档案中缺失联系人、联系电话的请及时修改补齐。

4.学院在“就业管理-毕业去向管理”模块，自行下载导出档案贴条和交寄清单。档案贴条粘贴在档案袋正面；交寄清单一式三份打印并加盖学院公章，学院、邮局各留一份，交至就业中心一份；热敏单（快递单）粘贴在最外层泡沫袋上，学院与邮局沟通后可提前打印领取粘贴，也可现场打印粘贴。

5.档案暂缓发放：因特殊情况申请档案暂留学院的、延期毕业生的档案，暂不邮寄。近期就业单位有变动的毕业生持新单位接收证明、原单位解约证明，档案可以暂缓邮寄。未解约或者单位不同意解约的不可无故档案留院。暂留档案请学院妥善保管，并在学生落实单位后凭用人单位调档函由学院到邮局寄出。

6.在本校升学且不跨校园的毕业生档案无需邮寄，请直接转往所在学院；留校工作的毕业生档案请直接转往学校人事部。

7.已与原单位解除定向委培协议且另行择业的定向生，根据新单位提供的档案接收证明可将其档案寄至现工作单位。

8. 学校不再统一组织现场集中邮寄，济南校区各学院直接联系中心校区山大主题邮局预约邮寄时间。邮局联系人：李艳，13465930699。邮局电话：88570856。

9.档案查询：档案交接完毕后，各学院要将纸质交寄单妥善保存，同时邮局工作人员会将档案转寄信息数据库及快递单号转给相关学院留底。毕业生到单位报到后应及时查询档案接收情况，如发现问题，及时联系学院查找。邮政受理查询有效期：自交寄之日起3个月以内。

二、注意事项

1. 威海校区、青岛校区相关学院分别在威海、青岛邮寄档案，具体事宜另行通知。

2.档案贴条须加盖学院公章，档案袋须密封后在封口处加盖学院公章，泡沫袋若加封条也需在封条上加盖学院公章。

3.档案贴条、档案交寄单（一式三份）、热敏单（快递单）、档案转寄信息表（电子版）四者地址需一致，如有修改四者一起修改。若不重新打印直接在纸质版上修改的，修改处需加盖学院公章。

4.所有毕业生档案均通过邮政EMS转寄。特殊档案（国家安全部门、外交部等）确需通过机要渠道转寄的，单独与就业中心联系，填写机要文件交寄单（见附件），内容格式参照普通档案交寄单。

●特别提醒：为提高现场档案邮寄效率，建议档案实物排列顺序与单子顺序一致。

附件：机要文件交寄单

山东大学学生就业创业指导中心

2024年7月2日