各学院（培养单位）：

为确保毕业生档案邮寄信息准确，所有毕业生均要在校网进行“档案信息核对”。各学院应及时完成毕业去向审核，组织毕业毕业生在离校前完成档案信息核对。2026届毕业生档案转寄工作将于7月1日开始，各学院可登录“山东大学就业服务系统”（www.job.sdu.edu.cn），进入“就业事务-毕业去向管理”模块，核对本学院学生档案转寄有关信息并开展档案整理邮寄工作。

一、发档要求

1.毕业生档案使用学校统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮政EMS邮寄，必要时可派专人送取，学生档案不得交由本人自提自带。由于毕业生档案不属于国家规定密级文件，机要局不再受理学生档案邮寄业务，特殊保密单位自行沟通档案转递方式。本校升学且不跨校园的毕业生档案无需邮寄，请直接派专人转往所在学院；留校工作的毕业生档案请直接派专人转往学校人事部。

2.毕业生登记表、优秀毕业生评审表、高等学校毕业生档案转寄单等一并装入毕业生档案。档案转寄单由学院登录校网，在“毕业去向管理”-“导出档案转寄单”下载，“一生一份”放入档案，避免因缺失材料造成退档。

3.EMS通过电话预约投递，为确保毕业生档案顺利投递签收，所有档案转寄均需提供收件人、联系电话。如档案中缺失联系人、联系电话的请及时修改补齐。

4.学院在“就业管理-毕业去向管理”模块，自行下载导出档案贴条和交寄清单。档案贴条粘贴在档案袋正面，贴条上须加盖学院公章；交寄清单一式三份打印并加盖学院公章，学院、邮局各留一份，交至就业中心一份；泡沫袋提前联系邮局领取，泡沫袋若加封条也需在封条上加盖学院公章；热敏单（快递单）粘贴在最外层泡沫袋上，学院与邮局沟通后可提前打印领取粘贴，也可现场打印粘贴。

5.档案暂缓发放：因特殊情况申请档案暂留学院的、延期毕业生的档案，暂不邮寄。未解约或者单位不同意解约的不可无故档案留院。暂留档案请学院妥善保管，并在学生落实单位后凭用人单位调档函由学院到邮局寄出。

二、发档方式

学校不再统一组织现场集中邮寄，济南校区各学院直接联系中心校区山大主题邮局预约邮寄时间。威海校区、青岛校区相关学院分别在威海、青岛邮寄档案，具体事宜另行通知。

济南校区档案邮寄地点：中心校区山大主题邮局

   邮局电话：88570856

   邮局联系人：张老师，18678346763

三、档案查询

档案交接完毕后，各学院要将纸质交寄单妥善保存，同时邮局工作人员会将档案转寄信息数据库及快递单号转给相关学院留底。毕业生到单位报到后应及时查询档案接收情况，如发现问题，及时联系学院查找。邮政受理查询有效期：自交寄之日起3个月以内。

四、注意事项

1.档案贴条须加盖学院公章，档案袋须密封后在封口处加盖学院公章，泡沫袋若加封条也需在封条上加盖学院公章。

2.档案贴条、档案交寄单（一式三份）、热敏单（快递单）、档案转寄信息表（电子版）四者地址需一致，如有修改四者一起修改，修改处需加盖学院公章。

●特别提醒：为提高现场档案邮寄效率，建议档案实物排列顺序与交寄单顺序一致。

山东大学学生就业创业指导中心

2026年6月25日